Handout OP Pt ke-3 dan 4

ORGANISASI SEBAGAI SUATU SISTEM TERBUKA

Handout Organisasi Perusahaan Pt ke-3 dan 4

Dosen: Dra. Yasnimar Ilyas, M.Si.

Organisasi sebagai suatu sistem

Jika kita berpandangan organisasi suatu sistem sudah tentu ada sub-sub sistemnya. Seperti sub sistem produksi, sub sistem kepegawaian, sub sistem pemasaran dan sebagainya.
Semua sub sistem ini saling berhubungan dan saling bergantung membentuk kekuatan organisasi dalam pencapaian tujuannya.

(Perhatikan Gambar 1 / Sistem Organisasi, pada Lampiran)

Kita perhatikan gambar 1 tersebut, arah panah sub-sub sistem saling bergantung yang menunjukan sinergi antar sub-sub sistem. Kekuatan organisasi karena adanya dukungan-dukungan dari sub-sub sistemnya.

Organisasi Sistem Terbuka

Organisasi merupakan suatu sistem terbuka karena selalu dengan berinteraksi lingkungannya
Lingkungan dapat dilakukan dengan dua arah yaitu organisasi dipenuhi perubahan dan sebaliknya lingkungan dipengaruhi oleh organisasi.
Adapun lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan mikro dan makro. Seperti gambar 2 pada lampiran

STRUKTUR ORGANISASI

1. Struktur Sederhana (Lihat Gambar 3 pada lampiran, Sumber : Mintzberg, 1985, hal 159)

Struktur sederhana cocok untuk organisasi yang baru berdiri, ukurannya kecil, sistem teknologi masih sederhana, lingkungan yang dinamis, dan manajer memiliki wewenang yang sangat besar dalam pengambilan keputusan. Umumnya organisasi yang baru berdiri menerapkan struktur sederhana sebelum meningkat kepada struktur yang lebih rumit. Namun apabila para manajer/pemilik mengingkan untuk tetap memiliki kontrol yang besar atas organisasi biasanya mereka akan mempertahankan strukturnya tetap sederhana

Kesederhanaan struktur justru menjadi kekuatan utama model desain struktur sederhana. Struktur sederhana memungkinkan struktur lebih fleksibel, cepat, dan biaya operasional murah. Ketidakpastian rendah karena anggota dengan mudah berhubungan dengan misi dan visi organisasi, pertanggungjawaban jelas karena strukturnya tidak berlapis, dan kinerja seseorang dapat dengan mudah dinilai karena semua yang dilakukannya mudah dilihat dan dibuktikan.

2. Birokrasi Mesin

Jika anda ingat kembali aliran klasik dan birokrasi tipe ideal dari Max Weber, maka konsep birokrasi mesin adalah konsep struktur yang paling mendekati desain organisasi Klasik dan birokrasi tipe ideal dari Weber.

Birokrasi mesin didesain untuk tugas-tugas yang dapat dirasionalisasi, sederhana, dan merupakan pekerjaan-pekerjaan rutin (repatitive). Organisasi yang dibagi-bagi atas fungsi-fungsi tertentu dihubungkan dengan rantai koordinasi dan rantai komando yang standar. Berkas atau pekerjaan mengalir dari bagian satu ke bagian lain (atau dari meja-satu ke meja lain) secara teratur dan berulang. Alir pekerjaan ini dapat mengalir secara horisontal yang dihubungkan dengan garis koordinasi dan dapat pula mengalir ke atas dan ke bawah yang dihubungkan oleh rantai komando.

Ciri-ciri birokrasi mesin adalah tingkat spesialisasi yang tinggi, tugas-tugas operasional yang rutin, formalisasi yang tinggi pada prosedur kerja, unit paling menentukan adalah operating core, penyebaran aturan ke seluruh struktur, regulasi dan komunikasi yang telah distandarisasi ke seluruh bagian organisasi, ukuran unit operasi yang besar, pengambilan keputusan relatif terpusat, dan adanya perbedaan yang besar antara pejabat lini dan staff. Kunci utama birokrasi mesin adalah standarisasi, yaitu standarisasi pertanggungjawaban, persyaratan kerja, saluran komunikasi maupun peraturan-peraturan kerja. Birokrasi mesin umumnya digunakan dalam organisasi yang sudah mapan, sebab dalam organisasi yang sudah mapan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan merupakan pekerjaan rutin yang berulang dan dapat distandarisasi.

Contoh Organigram Birokrasi Mesin (Lihat Gambar 4 pada lampiran)

3. Birokrasi Profesional

Lihat Gambar 5 / desain Konfigurasi Birokrasi Profesional, pada lampiran. Sumber : Robbin, 1990

Dalam desain birokrasi profesional, kaum spesialis profesional yang bekerja pada operating core memperoleh peran yang jauh lebih besar dibandingkan dengan birokrasi mesin. Munculnya birokrasi profesional karena terjadinya perubahan pada lingkungan yang semakin komplek namun pekerjaan yang dihadapi oleh operating core sifatnya masih stabil sehingga masih memungkinkan dilakukan standarisasi. Kompleksitas lingkungan mengharuskan operating core mengendalikan secara langsung pekerjaannya, sehingga ia memerlukan kewenangan untuk menanganinya. Pekerjaan yang harus dihadapi memerlukan keahlian, keterampilan, dan kewenangan yang lebih tinggi pada operating core-nya. Dengan demikian desain birokrasi profesional berusaha menggabungkan desentralisasi dengan standarisasi keahlian.

Unit-unit pelaksana (operating core) terdiri dari spesialis-spesialis dengan keterampilan tinggi yang umumnya diperoleh melalui lembaga pendidikan formal. Contoh penggunaan desain birokrasi profesional dapat anda lihat di Universitas, rumah sakit, perpustakaan, musium dan perusahaan kerajinan tangan. Operating core rumah sakit adalah dokter sementara operating core di universitas adalah dosen, dokter dan pustakawan adalah tenaga-tenaga oeprasional yang memerlukan pendidikan formal yang cukup tinggi bahkan sampai pada strata S-3 (doktoral). Bandingkan dengan persyaratan pendidikan formal untuk tenaga operasional pabrik tekstil.

Contoh Organigram Birokrasi Profesional sebuah Perpustakaan Universitas. Lihat Gambar 6 pada lampiran. Sumber : Robbins, 1990

publish and posted by: secretariat. 2007